EIN Numarası Nedir? Nasıl Alınır?

Amerika Birleşik Devletleri’nde bir şirketiniz veya işletmeniz varsa birçok ekonomik ve hukuki işlem için sizden EIN numarası istenecektir. İşveren Kimlik Numarası (Employer Identification Number) olarak da bilinen EIN numarası, işletmeniz için bir Sosyal Güvenlik numarası gibidir. En önemli işlevlerinden biri IRS (Internal Revenue Service)’in işletmenizi bir vergi mükellefi olarak takip etmesine yardımcı olmasıdır. Bu numara aynı zamanda Federal İşveren Kimlik Numarası (FEIN) olarak da adlandırılır. Bu yazıda ayrıntılı olarak EIN numarasının ne olduğu, nasıl alındığı, ne gibi faydalar sağladığı konuları üzerinde duracağız.

EIN Numarası Nedir?

Federal İşveren Kimlik Numarası (FEIN) veya İşveren Kimlik Numarası (EIN) olarak da bilinen bu numara, Amerika Birleşik Devletleri’nde faaliyet gösteren ticari kuruluşlara IRS tarafından verilen dokuz haneli özgün bir numaradır.

EIN numaraları, işverenler tarafından vergi beyannamesi düzenlemek amacıyla yaygın olarak kullanılmaktadır. Numara dokuz basamaktan oluşur ve XX-XXXXXXX dizilimiyle oluşturulur. İşletmeler, EIN numaralarını almak için doğrudan IRS’e başvurabilirler. 

Aşağıda da ayrıntılı olarak üzerinde duracağımız gibi vergi kayıtları, bankacılık ve ödeme işlemleri, sigorta işlemleri EIN numarasının kullanıldığı yerlerden yalnızca birkaçıdır.

EIN Numarası Neden Gerekli?

ABD’de ticari faaliyet gösteren biri olarak EIN Numarasına ihtiyacım var mı diye düşünebilirsiniz. Öncelikle, belirtelim ki IRS, belirli şirketlerin denetlenmesi sürecinin bir parçası olarak bir EIN numarası almasını şart koşar. Şirketler aşağıdaki durumlarda EIN başvurusunda bulunmalı ve bir EIN almalıdır:

• İşletme vergilerinizi beyan etmek için
• İşletme sahiplerinin bir ticari banka hesabı açması durumunda
• İşletme kredisi başvurusu yaparken
• İşletme lisansı başvurusu sırasında
• İşletme kayıtlarının tutulmasında
• Ödeme yaparken, ödeme alırken veya ödeme işlemlerini yürütürken
• Şirketin sigorta işlemlerinin doğru bir şekilde yürütülmesinde

Ayrıca IRS, C-Corp’lar, ortaklıklar ve LLC’ler gibi belirli ticari kuruluşların EIN numarası kullanmasını zorunlu kılar. Serbest meslek sahipleri EIN yerine SSN’lerini kullanma seçeneğine sahiptir, ancak isterlerse EIN kullanmayı seçebilirler. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için de çoğu durumda EIN numarası gereklidir. Örneğin, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar bir banka hesabı açmak isterlerse, kuruluşun EIN’i istenir.

EIN Numarası Nasıl Alınır?

İşletmeler EIN numarası almak için 3 yöntemden biriyle başvurabilir: Faks, posta veya IRS web sitesi aracılığıyla online olarak. Başvuruyu online olarak gerçekleştirebilmeniz için SSN veya ITIN gibi geçerli bir kimlik numarasi ibraz etmeniz gerekir. Amerika disinda kurulan yabanci sirketlerin telefon ile de EIN başvurusunda bulunması mümkündür. Durumunuz özelinde sizin icin en dogru başvuru yöntemini belirlemek için bir uzmandan destek alabilirsiniz. Başvuru sahipleri, IRS web sitesinde bulunan SS-4: EIN Başvurusu Formunu doldurmalıdır. Formda bulunması gereken bilgilerden bazıları şunlardır:

• Şirket/işletme türü ve adı
• Başvuru nedenleri (yeni iş, IRS vergi uyumu, vb.)
• İşletme başlangıç veya satın alma tarihi
• Ait olunan iş sektörü
• Kişisel vergi mükellefi kimlik numarası
• Şirketin yetkili görevlisinin, mütevellisinin veya sahibinin adı
• İletişim bilgileri

EIN almak, işletmenizi tüzel kişilik olarak kurduktan ve yasal bir işletme adı aldıktan sonra gerçekleşmelidir.

Başka bir şekilde ifade edecek olursak, bir EIN numarası için başvuruda bulunmadan önce iş yapınızı resmi olarak oluşturmanız gerekecektir. Örneğin, bir LLC kurmak istiyorsanız, önce seçtiğiniz eyalette bu adımı atmanız gerekecek. İşletmeniz kurulduktan sonra, bir EIN numarası için başvurabilirsiniz. IRS, başvuruda iş yapınızı ve kuruluş tarihinizi isteyecektir.

EIN Numarası İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Şirketiniz için EIN numarası alabilmeniz için IRS tarafından “sorumlu/yetkili taraf” olarak kabul edilmeniz gerekir; bu, başvuruda bulunan kuruluşun nihai sahibi veya kontrolüne sahip olan veya varlık üzerinde nihai etkin kontrol uygulayan kişi olmanız gerektiği anlamına gelir. Başvuru sırasında, hemen üst başlık altında bahsi geçen bilgileri sunmanız istenir. SS-4 formunu belirtilen şekilde eksiksiz olarak doldurmanız ve Certificate of Formation denilen şirketinize ait kuruluş belgesi (Bu belge şirketin kurulmuş olduğu eyalet yönetimince onaylanmış olmalıdır.) ile desteklemeniz beklenir.

EIN Numarası Başvuru Süreci ve İşlem Süresi

Bir EIN Numarası almak için şu aşamaları takip etmek gerekir:

1. Her şeyden önce, başvurunun sorumlu tarafça yapılması gerekmektedir. IRS, sorumlu tarafı “varlığın nihai sahibi olan veya kontrol eden veya kuruluş üzerinde nihai etkin kontrol uygulayan kişi” olarak tanımlar. Her EIN için yalnızca bir sorumlu taraf olabilir. 
2. Başvuru yapılmadan önce işletme adı, türü, amacı, çalışma yeri, iletişim bilgileri ve diğer birçok bilgi hazır edilmelidir.
3. Gerekli formu (Form SS-4) eksiksiz bir şekilde doldurup IRS’e (online, telefonla veya posta yoluyla) ulaştırmalısınız. Sonrasında IRS, size bir  EIN numarası vermek için  yukarıda bahsedilen gerekli bilgi ve belgeleri isteyecektir. IRS, EIN numaranızı oluşturduktan sonra  bu numarayı size bildirecektir. 
4. EIN numarasını aldıktan sonra, işletmenizin her türlü finansal ve hukuki işlemleri için (vergi beyannamesi sunulması, sigorta işlemleri, bankacılık işlemleri vb.) kullanabilirsiniz.

Bir EIN edinmek, yeni bir iş kurarken atacağınız ilk adımlardan biri olmalıdır. Peki, bir EIN almak ne kadar sürer? Bazı durumlarda, bir EIN numarası hemen verilebilir. Ancak, bir EIN numarasının güncellenmesi veya vergiden muaf statü talep edilmesi gibi daha karmaşık durumlar için başvuru yapıyorsanız, veya posta yoluyla işlem yapılıyorsa, süreç uzaya bilmektedir. 

EIN Numarası Almanın Avantajları

İşveren Kimlik Numaraları, daha önce de söylendiği gibi, atandıkları işletmelere özgüdür. Numarayı ilk başta alan işveren iflas etse bile aynı numara seti başka bir işletmeye asla yeniden verilmez. ABD’de ticari faaliyet yapmak istiyorsanız, onsuz işinizi yürütemezsiniz.

Ticari faaliyetlerinize başlamadan önce bir işveren kimlik numarası için başvurmalısınız. Çünkü çalışanlarınızı işe alma ve onlara ödeme yapma için bir EIN’e de ihtiyacınız vardır. İşletme olarak banka hesapları açmak, kredi almak ve diğer tüm bankacılık işlemlerini yürütmek için EIN numarasın almış olmalısınız.

İşletme vergilerini beyan etmek  meşru bir ekonomik aktör olarak kalabilmeniz de yine EIN numarasına sahip olmanıza bağlıdır. Bir EIN numarası almak, kişisel mali durumunuzu iş ile ilgili mali durumunuzdan ayrı tutmanıza olanak tanır. Bu, kişisel bilgilerinizi korumanıza ve kimlik hırsızlığına karşı korunmanıza olanak tanır.

Serbest meslek sahibi kişilerin tipik olarak, birincil yüklenici tarafından alt yükleniciye ödenen tüm ticari geliri IRS’ye bildirmek için kullanılacak bir EIN’ye sahip olmaları gerekir.

Bir EIN aşağıdakileri kolaylaştırır:

• Bir işletme lisansı için başvurmayı kolaylaştırır.. Bu, eyalete göre değişir, ancak birçok eyalet, iş yapmak üzere lisans alabilmeniz için önce bir EIN talep eder.
• İş için bir banka hesabı almayı kolaylaştırır. Bankalar, bölgenizde faaliyet göstermenize izin verildiğini gösteren uygun işletme lisansının yanı sıra bir ticari banka hesabı açmak için bir EIN’e sahip olduğunuzu görmek ister.
• Banka kredisi çekerken lazım olacaktır. Çoğu banka, kredi başvurusunda bulunmadan önce bir işletme hesabına sahip olmanızı ister.  İş yapınıza bağlı olarak, ana sözleşmenizi, “şirket olarak iş yapabilir” sertifikanızı ve EIN numaranızı görmek isteyeceklerdir.
• Çalışanları işe alırken işinizi kolaylaştırır. Çalışanları istihdam etmek istemek, bir EIN’nin kesinlikle gerekli olduğu anlamına gelir ve bordro sisteminizi bir EIN olmadan kuramazsınız.
• Vergi beyannameleri düzenlerken gereklidir. Bir EIN numarasına sahip olmanızı gerekiyorsa ve vergilerinizi beyan etmeden önce sahip değilseniz, kendinizi her türlü vergi cezasına maruz bırakırsınız.
• Güvenilirliğinizi artırmaya yardımcı olur.. Bir EIN numarası, sizi işinize adamış ciddi, sorumlu bir kişi olarak lanse eder.

EIN Numarası ve Vergi Yükümlülükleri

ABD’de vergi konularındaki para cezaları çok ciddiye alınması gereken cezalardır. Cezalardan kaçınmak isteyen işletmelerin mutlaka bir EIN numarasına sahip olması gerekir.

Serbest çalışan olsanız veya işletmeniz küçük olsa bile vergi yükümlülükleri söz konusu olduğunda bir EIN numarası gerekli olabilir. Bir EIN numarasına sahip olması gereken ancak sahip olmayan kuruluşlar ve bir EIN olmadan işletme vergilerini beyan eden bir işletme para cezalarına çarptırılırlar.

İşletmenizin bir EIN numarasına sahip olması gerekiyorsa, vergilerinizin ödenmesi gereken tarihten çok önce bir EIN numarası için başvurduğunuzdan emin olun. Bunun nedeni, EIN için nasıl başvurduğunuza bağlı olarak, IRS’den bu numarayı almanızın uzun zaman alabilmesidir.

Ticari vergi beyannamesi dışında, kuruluş türünü değiştirmek veya sigorta veya emeklilik planları oluşturmak için bir EIN gereklidir. Vergiden muaf olmak isteyen kâr amacı gütmeyen ulusal bir kuruluşun her şubesinin kendi EIN numarası olmalıdır. Ancak EIN numarası olan bir kuruluş vergi muafiyeti başvurusunda bulunabilir. 

Yeni bir iş kurmak heyecan verici bir girişimdir; ancak EIN numarası almak gibi ayrıntılar bu sürecin gerekli ama uğraştırıcı tarafını oluşturur. Ancak işinizi düzgün ve yasal bir şekilde oluşturmak için gerekli adımları atmak, sizi çok fazla zaman, kafa karışıklığı ve baş ağrısından kurtaracaktır. Manay CPA, bünyesinde görev yapan, her biri alanının uzmanı, güncel mevzuat ve uygulamalar hakkında derinlemesine bilgi ve tecrübe sahibi olan dinamik ekibi bir çok konuda problemlerinizin çözümü için yanınızdadır. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri’nde EIN başvurusu yapmak destek sağladığımız konulardan yalnızca bir tanesidir.

EIN Numarası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

EIN’inizi Kaybederseniz veya Yanlış Yerleştirirseniz Ne Olur?

EIN’inizi kaybederseniz, EIN numaranız düzenlendiğinde IRS tarafından size gönderilen iletişim kanallarını kullanın. Günlük banka işlemlerinizi yaptığınız finans kurumuyla iletişime geçerek de numaranızı öğrenmeyi deneyebilirsiniz. Bu numarayı önceki vergi beyannamelerinizde de bulabilirsiniz. Bunlardan sonuç alamazsanız 1-800-829-4933 numaralı telefondan IRS’in İş ve Özel Vergi Hattı ile iletişime geçin. Bir operatörle konuşmadan önce tanımlayıcı bilgilerin elinizde olduğundan emin olun.

Her İşletmenin EIN Numarasına İhtiyacı Var mı?

Çalışanları olan, C-Corp veya ortaklık olarak faaliyet gösteren, belirli vergi beyannameleri (İstihdam, Özel Tüketim veya Alkol, Tütün ve Ateşli Silahlar) beyan eden, ücretler dışındaki gelirler üzerinden gelir vergisi stopajı düzenleyenler de dahil olmak üzere her ticari kuruluşun bir işveren kimlik numarasına ihtiyacı vardır. Banka hesabı açmak gibi bazı işlemler için kâr amacı gütmeyen kuruluşlar da bir EIN numarasına ihtiyaç duyarlar.

Bir EIN Almak Ne Kadar Sürer?

EIN numarasını çabuk almak istiyorsanız online başvuru tavsiye edilir. Online başvurularda anında EIN alabilirsiniz. Ancak online basvuru yapabilmek icin SSN veya ITIN gibi bir kimlik numarasi sunmaniz gerektiğini unutmayın. Online basvurulamadigi durumlardair EIN başvurusu IRS’e fakslanabilir, ancak bu başvuru modunda sonuç almak iki hafta kadar sürebilir. IRS, normal posta başvurularını da kabul ediyor, ancak dört ila beş hafta arasında beklenen bir geri dönüş süresi veriyor. Basvurulardaki yogunluga bagli IRS tarafindan geri donus sureleri uzayabilmektedir.

Serbest meslek sahibiysem bir EIN’e ihtiyacım var mı?

Serbest meslek sahibiyseniz bir EIN’e ihtiyacınız yoktur; Sosyal Güvenlik numaranızı kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, serbest meslek sahibi olan bazı kişiler, kimlik hırsızlığı riskini azaltmak için Sosyal Güvenlik numaralarını kullanmak yerine İşveren Kimlik Numarasına (EIN) başvurmayı tercih etmektedir; ticari finansmanı ve kişisel finansmanı ayrı tuttuğunuzda, birisinin hesaplarınıza girmesi daha az olasıdır.