Amerika Birleşik Devletleri’nin herhangi bir eyaletinde bir şirket sahibi olduğunuzu düşünün. Eğer şirketiniz aracılığı ile başka bir eyalette ekonomik faaliyette bulunmak isterseniz “Foreign Qualification Belgesi” (Yabancı Yeterlilik Belgesi) almanız gerekmektedir.
Foreign Qualification Belgesi alarak, yeni iş fırsatları yakalayabilir ve şirketinizin ABD’deki başka eyaletlerde de büyümesini sağlayabilirsiniz. Bu belgeyi almak, genellikle bir işletmeyi yeni bir eyalette genişletmenin ilk adımıdır.
Bu yazıda, Certificate of Registration (Kayıt Belgesi) olarak da bilinen “Foreign Qualification Belgesi” hakkında ayrıntılı bilgiler bulacaksınız. Bu belgenin nasıl alınabileceği, kimlerin alması gerektiği, belgenin alınmaması halinde karşılaşılaşacağınız sorunlar ve belgeyi alırken dikkat edilmesi gereken hususlar ele alınacak başlıca konular arasındadır.
Foreign Qualification Belgesi Nedir?
ABD’de şirketinizi ilk kurduğunuz eyalet sizin lokal bölgeniz olarak değerlendirilir ve bu şirket aracılığı ile başka bir eyalette iş yapmak istediğinizde o eyaletin yetkili kurumlarına kayıt yaptırmanız gerekir. Şirketinizi yeni eyalette kayıt yaptırarak almanız gereken bu belgeye Foreign Qualification Belgesi denir; bu belge ayrıca Certificate of Registration olarak da adlandırılır. Bu belgeyi aldığınızda şirketiniz başka eyaletlerde yabancı şirket olarak faaliyet göstermeye yeterli hale gelmiş olur.
Foreign Qualification Belgesi Almanın Faydaları Nelerdir?
Her şeyden önce unutmamalısınız ki ABD gibi büyük ekonomik fırsatların ve karların mümkün olduğu bir piyasada bu fırsatları yakalamak için hazırlıklı olmalısınız. Yabancı Yeterlilik Belgesi sizi başka eyaletlerde çıkan iş fırsatlarından faydalanmak için ehil hale getirecektir. Bu belgeyi alarak, yasalara riayet ederek ekonomik faaliyet yürütmenin gönül rahatlığını yaşayıp risklerden kendinizi ve şirketinizi uzak tutabilirsiniz.
Yetki sahibi olmadan ticari işlem yapmanın ağır sonuçları olabilir. Yeterlilik Belgesi olmadan çalışmanız, şirketinizin yetkilileri ve yönetim kurulu için önemli para cezalarından ağır hapis cezalarına kadar değişen ciddi sonuçlar doğurabilir. Örneğin Kaliforniya’da, izinsiz iş yapıldığında günlük para cezalarına ek olarak bir de geç kalifikasyon cezası ödemeniz gerekir. Şirket ayrıca, şirketin hukuka aykırı olarak ticari işlem yaptığı dönemde ödenmesi gereken dosyalama harçlarını ve vergileri ödemekle yükümlü olmaya devam eder. Ek olarak, bu belgeye sahip olmamanız şirketinizin bazı eyaletlerin mahkemelerinde hukuki ihtilafları çözmesini engelleyebilir ve bu da şirketinize potansiyel olarak önemli miktarda paraya mal olabilir.
Aşağıda da ayrıntılı olarak anlatıldığı gibi, bir şirket farklı bir eyalette yalnızca münferit bir işlem yürütecekse, o eyalette bir Foreign Qualification Belgesi başvurusu yapmasına gerek yoktur.
Öte yandan, bir şirket başka bir eyalette daha ciddi ve sürekli bir ticari faaliyet geliştirmeyi veya gayrimenkul gibi varlıklar almayı planlıyorsa, bunun için ilgili devlet dairesinden yetki almalıdır.
Hangi Durumlarda Foreign Qualification Belgesi Almak Zorunludur?
ABD’de eyaletler, eyalet dışı bir kuruluş kendi yetki alanlarında iş yürüttüğünde genellikle Foreign Qualification belgesi isterler. İş yürütmenin yasal tanımı eyalete göre değişir ve genellikle geniş bir faaliyet yelpazesini kapsar. Yabancı işletmelerin kalifiye olmasını gerektiren temel nedenler şunlardır:
- Şirketin kurulduğu eyalet dışında bir eyalette ikamet eden birilerini istihdam ederek ekonomik bir faaliyette bulunmaya başlaması.
- Başka bir eyalette mülk veya bina satın almak.
- Yeni bir ofis veya başka bir tesis açmak.
- Herhangi bir ekonomik değeri olan bir hizmet sunmak, ürün satmak veya bir sözleşme için teklif vermek.
Bir şirketin bir eyalette iş yapıp yapmadığını belirlemek için kullanılan birçok faktör vardır ve kriterler eyalete göre değişir. Foreign Qualification Belgesi gerekip gerekmediği değerlendirilirken dikkate alınan bazı somut ölçütler şunlardır:
- Şirketin eyalette fiziksel bir varlığı olup olmadığı,
- Şirketin eyalette çalışanı olup olmadığı,
- Şirketin eyaletteki siparişleri kabul edip etmediği,
- Şirketin eyalette bir banka hesabı olup olmadığı.
Bir başka eyalette kalifiye olduğunuzda, o eyaletin resmi mercileri size bir “yetki belgesi” veya benzeri bir belge verecektir. İşletmenizin resmi kaydını yaptırdıktan sonra eyalet düzeyinde serbestçe faaliyet yürütebilirsiniz.
Foreign Qualification Belgesinin Gerekli Olmadığı Durumlar Nelerdir?
Her eyaletin Yabancı Yeterlilik Belgesi için özel gereksinimleri farklılık gösterse de, genellikle yabancı yeterlilik gerektirmeyen senaryolar şunları içerir:
- Genellikle 30 günden kısa olan izole, münferit işlemler ve faaliyetler.
- Kurumsal defterleri veya kayıtları tutmayı ya da bir eyaletteki iş olanaklarını değerlendirmeyi içeren ikincil kurumsal faaliyetler.
- Bir banka hesabı açmak veya sürdürmek.
- Toptancının bayilerinin faaliyetlerine asgari düzeyde dahil olduğu yabancı eyaletteki bayilerle ilişkiler.
- Bir ortaklık veya ortak girişimde bulunmak.
Yabancı Yeterlilik Belgesi Neden Önemlidir?
Öncelikle konunun şirketinizin prestiji açısından önemi vardır. Bu belgeyi alabiliyor olmak şirketinizi itibarını arttıran önemli bir unsurdur. Ayrıca, iş yaptığınız eyaletlerde şirketinizin Yabancı Yeterlilik Belgesine sahip olması isteğe bağlı değildir. Bu yasal bir gerekliliktir. Başka bir eyalette, ticari işlem yaparken yabancı bir LLC veya anonim şirket olarak kalifiye olamamanız şunlarla sonuçlanabilir:
- İş yaptığınız ancak kalifiye olmadığınız süre için para cezaları
- İş yaptığınız ancak kalifiye olmadığınız süre için geriye dönük vergi yükümlülüğü
- O eyaletin mahkeme sistemine erişimin kaybedilmesi.
Foreign Qualification Belgesi Başvuru Süreci Nasıldır?
Yabancı Yeterlilik Belgesi için gerekli adımlar aslında önce kendi eyaletinizden bir İyi Hal Sertifikası almakla başlar. Yetki Belgesi başvurusu ile birlikte bu belgeyi yeni eyaletin resmi merciine sunacaksınız. Fiziksel bir adresi olan ve şirketiniz için yasal belgelerle işlem yetkisi olan kayıtlı bir temsilci tayin etmeniz gerekir.
Maliyetler ve işlem sürecine gelince çok değişik uygulamalar görebilirsiniz. Eyalete ödenecek ücretler ve işlem süreleri, ekonomik faaliyetin durumuna ve türüne bağlıdır. Bir anonim şirkete hak kazanmak için ödenecek ortalama ücret 250 ABD Doları iken, bir limited şirkete (LLC) hak kazanmak için ortalama ücret 200 ABD Dolarıdır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların ortalama ücreti 100 ABD dolarıdır.
İşlem süreleri eyalete göre büyük ölçüde değişir. Çoğu eyalet size hızlandırılmış seçenekler sunar ve bazı eyaletlerde birden çok hızlandırılmış hizmet çeşidi vardır. Bazı eyaletlerde başvuruların sonuçlanması 5 haftayı bulabilir, ancak bu eyaletler genellikle 1-2 iş günü içinde sürecin sonuçlandığı hızlandırılmış seçenekler de sunar.
Şirketler, yalnızca kurulduğu eyaletlerinde “yerli” olarak kabul edilir; başka yerlerde “yabancı” bir varlıktırlar. Yabancı yeterlilik süreci, başka bir eyalette iş yapmak üzere yabancı bir LLC veya anonim şirketi kaydettirmek için uygun evrakları dosyalama sürecidir. İşletmenizi yeterli olarak nitelendirmek için şunları yapmanız gerekebilir:
- Şirketinizin var olduğunu ve tüm eyalet gereksinimlerini karşıladığını gösteren, kendi eyaletinizden bir İyi Durum Sertifikası almak.
- Yetki Belgesi başvurusunu gönderirken gerekli olan başvuru ücretlerini ödemek.
- Vergi belgelerinizi veya yıllık muhasebe raporlarınızı başvuru yaptığınız eyalete göndermek.
Yabancı Yeterlilik Belgesi İçin Hangi Belge ve Bilgileri Sunmanız Gerekiyor?
Gerekli bilgiler eyaletten eyalete değişebilir, ancak genellikle şunları içerir:
- Firma adını, kuruluş tarihi ve durumunu gösterir bir belge.
- Yapılan işin türünü, iş adresini, kayıtlı acente adresini gösterir belgeler.
- Belgeyi imzalayacak yönetici üyenin veya memurun adı ve yetki durumu.
- Yeterlilik durumunda kayıtlı bir acentenin adı ve adresi oldukça önemli bir kriterdir.
- Şirketler için izin verilen hisse sayısı ve farklı hisse senedi sınıflandırmalarının listelenmesi de gerekmektedir.
Özetleyecek olursak şirketlerin muhtemelen aşağıdakileri dosyalaması gerekecektir:
- Bir İyi Durum Sertifikası veya yerel eyaletten alınan geçerli bir kopya
- Şirketin Kuruluş Belgesinin bir kopyası
- Tescil Belgesi veya Yetki Belgesi başvuru formu
- Vergi ve muhasebe durumunuzu gösteren belgeler
- Başvuru ücretinin ödendiğini gösteren belge
Foreign Qualification Belgesi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Foreign Qualification Belgesi (Yabancı Yeterlilik Belgesi) Nedir?
Foreign Qualification Belgesi, ABD’de kendi eyaletiniz dışında başka bir eyalette yasal olarak iş yapabilmeniz için mevcut şirketinizi yeni bir eyalette kaydettirerek almanız gereken bir belgedir. Bu belge olmadan, sadece işletmenizin kurulduğu eyalette ticaret yapabilirsiniz.
Foreign Qualification Belgesi Neden Gereklidir?
Birden fazla eyalette iş yapmak ister misiniz? Bunun için üç seçeneğiniz var:
- Her eyalette yepyeni bir şirket kurmak.
- Yasadışı bir şekilde iş yapmak (önerilmez).
- İşletmenizi farklı eyaletlerde tescil ettirmek.
Son seçenek yabancı yeterlilik belgesi almak demek anlamına gelmektedir. Her eyalette yepyeni bir iş kurmak teknik olarak mümkün, ancak aynı zamanda uğraştırıcı ve çok pahalı olacaktır. Yasadışı çalışmak ise riskli ve çok kötü bir fikir değildir; çoğu eyalette, uygun kayıt olmadan iş yapmaya yönelik ağır cezalar vardır. Çoğu işletme için yabancı yeterlilik belgesi edinmek, birden çok eyalette faaliyet göstermek için en iyi seçenektir.
ABD’de bir Foreign Qualification (Yabancı Yeterlilik Belgesi) Almanın Maliyeti Nedir?
Yetki Başvurusunu dosyalama ücreti eyaletten eyalete değişiklik göstermektedir. Örneğin New York eyaletinde 225 dolar olan bu ücret Texas eyaletinde 500 dolar olabilmektedir. Tüm ücretler nakit, çek, banka havalesi, MasterCard, Visa veya American Express ile ödenebilmektedir.
Online Satış Yapanlar İçin Foreign Qualification Belgesi Gerekli mi?
İnternet tabanlı şirketlerin Foreign Qualification Belgesine ihtiyacı var mı? Kısa cevap, bu alanın hala biraz gri bir alan olduğudur. Genel olarak, ofisleriniz, depolarınız, çalışanlarınız, banka hesaplarınız vb. hepsi kendi eyaletinizde olduğu sürece yabancı kalifikasyona ihtiyacınız olmayabilir.
Foreign Qualification Belgesi İşlemlerinde Karşılaşılan Sorunlar ve Çözüm Önerileri
Ne tür faaliyetler için yeterlik belgesi almanızın tespiti karşınıza çıkacak önemli sorunlardan biridir. Belirli bir işletmeniz için Foreign Qualification Belgesi gerekip gerekmediği veya başka bir eyalette ticari işlem yapmak için kaydolmanız gerektiğinden emin değilseniz, en iyisi bir avukat veya muhasebeciden tavsiye almaktır.
Bu konuda bizlerden de destek alabilirsiniz: https://www.manaycpa.com/tr/ucretsiz-danismanlik/
Yeterlilik Belgesini gerekli kılan “iş yapma” tanımı eyaletten eyalete değişir. Bununla birlikte, genel olarak, başka bir eyalette fiziksel bir varlığınız (ofis, mağaza veya depo gibi), çalışanlarınız, mülkünüz veya diğer varlıklarınız, işletme ruhsatlarınız veya bir banka hesabınız varsa, büyük olasılıkla iş yapıyor olarak kabul edilirsiniz. Ve orada yabancı bir işletme olarak kayıt yaptırmanız gerekecektir.
Bazı eyaletlerde Yeterlilik Belgesi alma süreci aylarca sürebilmektedir. Bu sorunu aşabilmek için bu belgeyi alma konusunda uzmanlaşmış şirketlerden hizmet talep edebilir veya ekstra ücret ödeyerek 1-2 günde sonuçlanabilen hızlandırılmış başvuru sürecini seçebilirsiniz.
