Vergi Kaydı Tutma Rehberi
Mali kayıtlarınızı ne kadar süre saklamanız gerektiğini öğrenin.
Eğer IRS gelirlerin eksik rapor edildiğine inanırsa, altı yıl öncesine kadar kayıtları incelemek isteyebilir.
Ücretsiz Danışmanlık Almak İçin Formu Doldurun
Ufak bir hata yüzünden emeklerinizi çöpe atmayın.
Federal yasalar, vergi beyannameleriniz ve diğer kayıtlarınızın kopyalarını üç yıl boyunca saklamanız gerektiği söyler. Buna ‘’üç yıllık yasa’’ denir ve birçok kişinin kayıtlarını üç yıldan sonra tutmaya gerek olmadığını düşünmesine sebep olur.
Ancak IRS, satışlarınızı %25 ya da daha fazla oranda, düşük bildirdiğinizi düşünürse altı yıllık kayıtlarınızın tamamını denetleme hakkına sahiptir. Riske girmemek için hazırladığımız, aşağıdaki rehberden yararlanabilirsiniz.
Bir data oluşturun ve elektronik olarak arşivleyin.
Banka dekontları, vergi beyannameleri, sigorta planları vb. Şeyler dahil olmak üzere mutlaka yedek bir kayıt datası oluşturun.
Orijinal kayıtlat yalnızca kayıt üstüne olsa bile taratarak dijital ortama aktarabilirsiniz. Özellikle vergi mükellefleri, kayıtları elektronik bir biçime çevirip sabit bir diske yedekleyebilir ya da CD/DVD’ye yazdırabilir.
Bilgilerin tamamen korunmasını sağlamak için online yedekleme sistemleri de düşünülebilir. Online sistemler ile herhangi bir olayda ya da konumda dahi ulaşılabilir bir halde bulunurlar.
DİKKAT!
Günümüzde, kimlik ve kişisel bilgilerinizin çalınması çok yaygın görülen bir olaydır. Vergi kayıtlarınızı, mali tablolarınızı ve kişsel bilgilerinizi saklamanıza artık gerek kalmadığında parçalayarak çöpe atmak en iyisidir.
Bir Yıl Saklanması Gereken Şirket Belgeleri
- Müşteriler ve tedarikçiler ile gerçekleştirilen yazışmalar.
- Satın alma fişleri.
- Talep Fişleri
- Depodan Kullanılan Ürün Formları
- Para yatırma fişleri.
- Bordrolar.
- Sekreter Notları
Üç Yıl Saklanması Gereken Şirket Belgeleri
- Çalışan Personel Kayıtları (işten ayrılma sonrası)
- Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri
- Şirket İçi Denetim Raporları
- Makbuzlar
- Çalışanların Tasarruf Bonosu Kayıt Kayıtları
- İstihdam Uygulamaları
- Genel Yazışmalar
- Şirket İçi Raporlar
- Envanter Etiketleri
- Saatlik Çalışanlar için Zaman Kayıtları
Altı Yıl Saklanması Gereken Şirket Belgeleri
- Kaza Raporları, İddialar
- Alacak Hesapları
- İptal Edilen Çekler
- İstihdam Vergisi Kayıtları
- Süresi Dolan Sözleşmeler, Kiralamalar
- Ürün, Stok, Malzeme Envanterleri
- Alacak Kayıtları
- Şirket Maliyet Kayıtları
- Satış Kayıtları
- Time Books
- Satıcılara, Çalışanlara vb. Ödeme Kuponları
- Borç Hesapları Defterleri ve Planlamalar
- Banka Hesap Özetleri
- İptal Edilen Hisse ve Tahvil Sertifikaları
- Gider ve Harcama Analizi
- Süresi Dolan Lisans Kayıtları
- Müşteri Faturaları
- Bordro Kayıtları ve Özetleri
- Satınalma Departmanı Satınalma Siparişlerinin Kopyaları
- Ön Muhasebe Kayıtları
- Seyahat ve Eğlence Harcama Kayıtları
- Kupon Kaydı, Tarifeler
Sürekli Saklanması Gereken Şirket Belgeleri
Federal yasalar herhangi bir kayıt için ‘’Sonsuza kadar tutmanız gerekiyor.’’ demese de bazı durumlar için bu belgeleri saklamak iyi olacaktır.
- YMM ve Muhasebecilerden Alınan Denetim Raporları
- Hesap Tabloları ve Kasa Kayıtları
- Kurumsal Belgeler (kuruluş, tüzük vb.)
- Tapular
- Yıl Sonu Mali Tabloları
- Sigorta Kayıtları, Güncel Kaza ve Hasar Raporları, Poliçeler
- IRS Acente Raporları
- Yasal Kayıtlar, Yazışmalar ve Önemli Belgeler
- İpotekler, Satış Senetleri
- Emlak Kayıtları
- Vergi İadeleri ve Çalışma Kayıtları
- Vergi Ödemeleri Gibi Önemli Ödemeler İçin İptal Edilen Çekler
- Yürürlükteki Sözleşmeleri ve Kiralamalar
- Sabitleri Doğrulayan Belgeler
- Değer Düşürme Çizelgeleri
- Muhasebe Kayıtları ve Yıl Sonu Bakiyeleri
- Yatırım İşlem Onayları
- Girdiler
- Yönetim Kurulu ve Hissedarların Tutanak Kayıtları
- Uzmanlar Tarafından Yapılmış Gayrimenkul Değerlemeleri
- Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları
- Marka ve Patent Tescilleri
Bir Yıl Saklanması Gereken Kişisel Belgeler
- Banka Bildirimleri
- İptal edilen çekler
- Maaş Çeki Taslakları (W-2 ile uyumlu)
- Aylık ve üç aylık yatırım fonu ve emeklilik katkı pay tabloları (yıl sonu beyannamesi ile uyumlu)
Üç Yıl Saklanması Gereken Kişisel Belgeler
- Kredi Kartı Ekstreleri
- Yardımcı Kayıtlar
- Tıbbi Faturalar
- Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri
Altı Yıl Saklanması Gereken Kişisel Belgeler
- Vergi İadeleri İçin Destekleyici Belgeler
- Tıbbi Faturalar (vergiyle ilgiliyse)
- Satış Makbuzları
- Vergiyle İlgili Diğer Senetler
- Kaza Raporları
- Mülk Kayıtları / İyileştirme Makbuzları
- Maaş Kesintileri
Sürekli Saklanması Gereken Kişisel Belgeler
- YMM Denetim Raporları
- Önemli Yazışma
- Gelir Vergisi Ödeme Çekleri
- Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları
- Yasal Kayıtlar
- Gelir Vergisi Beyannameleri
- Yatırım Ticareti Onayları
Özel Durumlar
- Araba Kayıtları (araba satılıncaya kadar saklayın)
- Sigorta Poliçeleri (poliçe ömrü boyunca saklayın)
- Pay Stubs (W-2 ile anlaşmaya varıncaya kadar saklayın)
- Satış Makbuzları (garanti süresi boyunca saklayın)
- Garantiler ve Talimatlar (ürünün kullanım süresi boyunca saklayın)
- Amortisman Çizelgeleri ve Diğer Sermaye Varlığı Kayıtları (varlığın vergi ömründen sonra 3 yıl saklayın)
- Kredi Kartı Makbuzları (kredi kartı ekstrenizde saklayınız
- İpotek / Tapu / Kira (sözleşmeden sonra 6 yıl tutun)
- Mülk Kayıtları / iyileştirme makbuzları (mülk satılana kadar saklayın)
- Hisse Senedi ve Tahvil Kayıtları (satıştan sonra 6 yıl saklayın)
- Diğer Faturalar (ödeme bir sonraki faturada doğrulanana kadar saklayın)