ABD’de Registered Agent Nedir? Kimler İçin Gereklidir?

ABD’de şirket kurmak, Türkiye’den çok daha farklı yasal gereklilikleri beraberinde getirir. Bu prosedürlerden biri de, şirketinize bir Registered Agent belirleme zorunluluğudur. Kayıtlı Temsilci olarak da bilinen Registered Agent, şirketin yasal adresi olarak işlev görmesi için gereklidir. ABD’deki her eyaletin, özellikle yabancı şirketler ve LLC’ler için bu uygulamayı zorunlu kıldığına dikkat etmelisiniz.

Kayıtlı Temsilci, şirketin adı ve adresiyle ilgili bilgilerin gizliliğini korumak için de kritik rol oynar. Şirketin tüm belgelerini kabul ettiği için belirli ofis saatlerine göre ulaşılabilir olmalıdır. Doğru Registered Agent seçmek, yasal uyumluluğunuzun sağlanmasında büyük öneme sahiptir. Peki tam olarak ABD’de Registered Agent nedir? Registered Agent nasıl atanır? Bu yazıda Registered Agent’ın kimler için gerekli olduğunu ve nasıl seçileceğini detaylarıyla birlikte keşfedebilirsiniz.

Registered Agent Nedir?

Registered Agent, ABD’de iş kurma işlemine başladığınızda karşınıza çıkan gerekliliklerden biridir. Temsilci, şirketinizin adına devletle olan yasal ilişkilerinizi yönetir, tüm resmi belgeleri alıp size iletme görevini üstlenir. Mahkeme çağrıları, vergi bildirimleri, devletin göndereceği evraklar ve resmi bildiriler gibi belgeler bu temsilci aracılığıyla size ulaşır.

ABD’de her eyalet, şirketlerin yasal adres belirlemesini ve bu adresin üzerinden resmi bildirimlerin alınmasını şart koşar. Yabancı şirketler için de, yani ABD dışında kurulu olup burada iş yapan şirketler için de bir Registered Agent bulundurmak zorunludur. Özellikle şirketin günlük faaliyetleri ile doğrudan ilgisi olmayan ama legal uyumluluk için gerekli olan evrakları takip eder. Çoğu zaman bu görev, profesyonel hizmet sağlayıcı tarafından yerine getirilir. Bu sayede yöneticilerinizin kişisel adresi yerine Registered Agent’ın adresi kullanılabilir, böylece gizliliğiniz korunur.

ABD’de Kimler Registered Agent Atamak Zorundadır?

Registered Agent, ABD’de şirket kurmayı planlayan herkes için yasal zorunluluk taşır. Ancak zorunluluğun kapsamı, şirketin türüne ve kurulduğu eyalete göre değişiklik gösterebilir. Aşağıda Registered Agent’ın gerekliliği konusunda farklı durumlar ele alınmıştır:

1. Eğer şirket ABD dışında kurulmuşsa ve orada iş yapmayı planlıyorsa, yine bir Registered Agent bulundurmak zorundadır. Bu durum, özellikle yurtdışındaki girişimciler için geçerlidir. Yabancı şirketler, ABD’deki eyaletlerde bir temsilci bulundurarak, burada iş yapabilme yeteneğini kazanarak yasal yükümlülüklerini yerine getirebilir.
2. ABD’de kurulan LLC için de Registered Agent bulundurulması gereklidir. LLC’ler, sahiplerinin kişisel sorumluluklarını sınırlarken aynı zamanda şirketin işlemlerinin düzgün yürütülmesi için de Registered Agent kullanır. LLC kurucuları, bildirimlerle doğrudan ilgilenmek istemediklerinde, bu görevi profesyonel temsilciye devredebilirler.
3. Şirket bir eyalette kurulduktan sonra başka bir eyalette de faaliyet gösterecekse, her iki eyalette de ayrı Registered Agent bulundurması gerekebilir. Şirketin hem kurulu olduğu eyalette hem de faaliyette bulunduğu diğer eyalette temsilciliğin sağlanması, gerekliliklerin yerine getirilmesini kolaylaştırır.
4. Şirket adresi kullanmak isteyen ancak bu adresin kamuya açık olmasını istemeyen şirket sahipleri, Registered Agent hizmetlerinden yararlanabilir. Registered Agent, şirketin adresini temsilcinin ofis adresi ile değiştirerek, şirket sahibinin kişisel bilgilerini gizli tutabilir.

Registered Agent’ın Görev ve Sorumlulukları

Şirketinizin kayıtlı adresi üzerinden devletle yapılacak resmi iletişim, Registered Agent aracılığıyla yürütülür.^[1] Eyalet hükümetine yapılacak bildirimler veya diğer resmi işlemler bu temsilci tarafından yapılır. Registered Agent, şirketin tüm ilişkilerini devletle düzgün şekilde koordine eder.

Şirketinizin legal süreçlere dahil olması durumunda, mahkeme tarafından gönderilen çağrılar ve ihtarlar doğrudan Registered Agent’a iletilir. Bu belgeleri zamanında almanız, işletmenizin yasal haklarının korunmasını sağlar.

Registered Agent Nasıl Atanır?

Registered Agent seçiminiz şirket türünüze göre değişebilir. Özellikle LLC veya Corporation (C-Corp veya S-Corp) gibi tüzel kişiliklere sahip şirketlerde, bir Registered Agent ataması yapmak zorunludur. Fakat tek kişilik işletme (sole proprietorship) veya benzer yapılar için bu gereklilik bulunmaz. Bu nedenle, ilk adımda şirket türünüzü belirlemeniz gerekir. Şirket türünüzü belirlerken, o türe ilişkin yasal gereklilikleri de göz önünde bulundurmalısınız.

Registered Agent’ı atamadan önce, şirketinize uygun bir temsilci seçmeniz gerekir. Birçok şirket, third-party (üçüncü taraf) hizmet sağlayıcıları kullanarak Registered Agent atamasını yapmayı tercih eder. Hizmet sağlayıcı yerine şirketinizin yöneticisini veya bir çalışanını Registered Agent olarak atamak isterseniz, bu kişinin o eyalette bir fiziksel adresi ve yeterli zaman dilimine sahip olması gerektiğini unutmamalısınız.

Şirket kurulum belgesinin içinde Registered Agent’ın iletişim bilgileri yer almalıdır.^[2] Çoğu eyalette Articles of Incorporation veya Articles of Organization gibi belgelerde belirtilen zorunluluktur. Third-party Registered Agent kullanıyorsanız, bu firma ile sözleşme imzalamanız gerekir. Sözleşme temsilcinin görev tanımını ve sunduğu hizmetlerin kapsamını belirlemelisiniz.

Şirketinizi kurma başvurusu sırasında, Registered Agent bilgilerini içeren belgelerle birlikte başvurunuzu yapmalısınız. Bu başvuru eyaletin Secretary of State (Devlet Sekreterliği) ofisine yapılır. Şirketinizi kurduğunuz eyaletin gerekliliklerine göre başvuru işlemi çevrim içi ya da fiziksel olarak yapılabilir. Bu süreçte, eyalet yönetimi başvurunuzu inceleyecek, Registered Agent bilgilerini doğrulayacaktır. Eğer her şey eksiksizse, başvurunuz onaylanır ve şirketinizin yasal kaydı yapılır.

Registered Agent ataması yapıldıktan sonra, bu atama genellikle yıllık olarak yenilenir. Yani, şirketinizin faaliyet gösterdiği süre boyunca, Registered Agent atamasının geçerliliği devam eder. Eğer bir nedenle Registered Agent değiştirmek isterseniz, bu değişikliği eyalet yönetimine bildirmeniz gerekir.^[3] Yeni Registered Agent’ınızla sözleşme yapmanız ve gerekli belgeleri doldurmanız gerekecektir. Benzer şekilde temsilciniz adres değişikliği yaparsa, bu durumu da devlet yetkililerine bildirmeniz beklenir. Change of Agent Formunu doldurarak yeni bilgilerinizi belirtebilirsiniz.^[4] Süreçlerin aksaması durumunda, bu değişiklikleri zamanında yapmanız oldukça önemlidir.

Registered Agent Atamamanın Olası Sonuçları

Tescilli bir vekil atanmadığında, işletmeniz yasal yükümlülüklerini yerine getiremeyebilir. Bu, devletin belirlediği resmi bildirimlerin ve mahkeme tebligatlarının zamanında ulaşmaması gibi sorunlara yol açar. Gerekli belgeler yaletin ilgili kurumlarına doğru şekilde iletilmediği için şirketinizin yasal durumu tehlikeye girer, işletmeniz askıya alınır. İşletmenizin yasa dışı faaliyet gösteriyor olarak değerlendirilebilir, hakkınızda dava açılabilir.^[5]

Registered Agent Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Doğru Registered Agent’ı seçmek, hem yasal işlemlerinizin düzgün ilerlemesi hem de şirketinizin uyumluluğu açısından kritik bir adımdır. Seçerken dikkat etmeniz gereken temel faktörleri aşağıda bulabilirsiniz:

• Seçeceğiniz Registered Agent’ın güvenilirliği, şirketinizin süreçlerinin düzgün işleyebilmesi için son derece önemlidir. Güvenilir temsilci, belgelerinizi zamanında alıp iletecek, aynı zamanda size gerektiğinde hukuki tavsiyelerde de bulunabilecek deneyime sahip olmalıdır.
• Deneyimli Registered Agent, yasalarla ilgili her türlü değişikliği takip eder ve şirketinizin yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirebilmeniz için gereken desteği sağlar. Bu nedenle temsilciyi seçerken, daha önceki müşterilerinin geri bildirimlerini ve hizmet geçmişini incelemeniz faydalı olacaktır.
• Her eyaletin şirket işletme süreçlerine ilişkin farklı düzenlemeleri bulunur. Seçtiğiniz Registered Agent’ın, şirketinizi kuracağınız eyaletin gereksinimlerine tam uyum sağlıyor olması çok önemlidir.
• Registered Agent, şirketin yasal belgelerini almakla yükümlü olduğu için, temsilcinin fiziksel bir adresinin olması ve bu adresin kamuya açık olması gerekir.^[6] Seçtiğiniz temsilcinin adresi, şirketinizin kayıtlı adresi olarak kullanılacaktır. Bu nedenle, temsilcinin adresinin her zaman güncel olması önemlidir.
• Registered Agent’ın çalışma saatlerine dikkat etmek de faydalıdır. Ulaşılabilirlik özellikle önemli davalar veya vergi işlemleri gibi kritik durumlar için büyük avantajdır.
• Bazı Registered Agent servisleri sadece temel belge alma ve iletme hizmeti sunarken, diğerleri daha geniş hizmet yelpazesi sunar. Danışmanlık, yıllık rapor hazırlama, belge arşivleme ve vergi dosyalama gibi hizmetleri içerebilir. Bu nedenle söz konusu hizmetlerin kapsamı ve ücretleri hakkında şeffaflık arayışında olmalısınız.
• Dijitalleşen dünyada, bir Registered Agent’ın sunduğu teknolojik altyapı oldukça kritiktir. Dosya yönetimi, e-posta ile bildirimler, çevrimiçi portal erişimi gibi kolaylıklar, şirketinizin belgelerinin hızla takip edilmesine yardımcı olabilir. Bazı Registered Agent’lar, çevrimiçi platformlar üzerinden belgelerinizi takip etmenize, dijital kopyalar almanıza ve tüm yasal işlemlerinizi kolayca yönetmenize olanak tanır. Bu tür bir dijital altyapı, özellikle çok sayıda işlem yapmanız gereken büyük şirketler için oldukça faydalıdır.
• Seçtiğiniz Registered Agent, aldığınız belgeleri güvenli bir şekilde saklamalı ve sizinle paylaşmalı, kişisel bilgilerinizi üçüncü şahıslarla paylaşmamalıdır. Online sistemleri varsa, bu sistemlerin güçlü güvenlik önlemleriyle korunması gerektiğini unutmamalısınız.
• Registered Agent uzun vadeli bir iş ilişkisinin parçası olacaktır. Bu sebeple, müşteri destek hizmetlerinin kalitesi de çok önemlidir. Şirketinizin yasal süreçleri ile ilgili sorularınız veya acil durumlar için kolayca ulaşabileceğiniz destek hattının olması gerekir.

ABD’de Registered Agent’ın Önemi

Registered Agent şirketinizin yasal belgeleri alabilmesi ve resmi bildirimlere karşı sorumlu olması için gereklidir. Yasal süreçlerin düzgün işleyebilmesi için birincil iletişim noktasıdır, böylece işletme sahipleri, devlet dairelerinden gelen önemli belgeleri zamanında alır ve gerekli aksiyonları hızlı bir şekilde alabilirler.

Registered Agent atamak, şirketinizin profesyonel imajını güçlendirir. Şirketinizin adresi ev adresinizse, şirketinize olan güveni olumsuz etkileyebilir. Registered Agent, şirketinizin legal adresinin kurumsal adres olmasını sağlayarak, daha güvenilir imaj sergilemenize yardımcı olur. Müşteri ve iş ortaklarıyla kurduğunuz ilişkilerde önemli olabilir.

Registered Agent kullanmak, zaman ve kaynaklarınızı verimli kullanmanızı sağlar. Resmi belgeler, mahkeme çağrıları ya da diğer devlet yazışmalarını almak karmaşık bir süreç olabilir. Temsilciniz bu görevleri sizin adınıza yerine getirerek, ekip arkadaşlarınız için önemli zaman tasarrufu sağlar. Böylece şirketin büyümesiyle ilgilenmek için daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Şirketinizi yalnızca tek bir eyalette kurmayı düşünmüyorsanız, Registered Agent seçmek özellikle faydalıdır. Çeşitli eyaletlerde şube açmayı planlıyorsanız, her eyalette farklı Registered Agent atamanız gerekir. Birçok profesyonel hizmet sağlayıcı, Registered Agent hizmetlerini tüm eyaletlerde sunar, böylece farklı eyaletlerdeki gerekliliklere kolayca uyum sağlayabilirsiniz.

ABD Eyaletlerine Göre Registered Agent Gereklilikleri

Eyaletler arasında Registered Agent gerekliliklerinde önemli farklar bulunur. Örneğin Delaware, Nevada ve Wyoming gibi eyaletler, şirketlere esnek kurallar sunarken, California ve New York gibi büyük eyaletler katı düzenlemelere sahiptir. Birçok eyalet, Registered Agent’ın fiziksel bir adrese sahip olmasını şart koşar. Bu adres, şirketin resmi belgelerini ve mahkeme bildirimlerini almak için kullanılır. Özellikle Delaware ve Wyoming gibi eyaletler, PO Box (Posta Kutusu) adreslerini kabul etmezken, bazı eyaletler bu konuda daha esnek olabilir.

Eyaletler arasındaki bir diğer önemli fark, kayıt ve bildirim süreçleridir. Örneğin, Delaware’de şirket kurma kaydı yaptıran bir işletme, yıllık bildirimlerini Registered Agent aracılığıyla düzenli olarak sunmak zorundadır. Nevada gibi eyaletler ise daha az bürokratik süreçle dikkat çeker. Ek olarak bazı eyaletlerde Registered Agent’ın özel sertifikasyona sahip olması gerekirken, diğerlerinde böyle bir zorunluluk bulunmaz.

ABD’deki yasal gerekliliklere tam uyum sağlayarak işinizi güvence altına almak için uygun Registered Agent seçimi yapmalısınız. Bu süreçte size profesyonel destek sağlayacak ortağa ihtiyacınız var. Manay CPA deneyimi ve uzmanlığıyla, şirketinizin tüm yazışma yükümlülüklerini sorunsuz şekilde yerine getirmenize yardımcı olur. Registered Agent hizmetinden faydalanarak belgelerinizi güvenle alabilir, işinize odaklanabilirsiniz. Manay CPA ile iletişime geçin ve Registered Agent hizmetini nasıl kolayca alabileceğinizi öğrenin!

Kaynakça

1. https://corp.delaware.gov/faqs/
2. https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/register-your-business